Een AI-project loopt zelden vast op techniek. Het loopt vast in maand vier, als blijkt dat het systeem gegevens van medewerkers verwerkt en de ondernemingsraad daar nooit over is geraadpleegd. Op dat moment is de bouw af, de planning rond, en het besluit juridisch aantastbaar.
Instemmingsrecht van de ondernemingsraad bij AI is de bevoegdheid uit artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden om een voorgenomen besluit tegen te houden wanneer een AI-systeem persoonsgegevens van medewerkers verwerkt of hun aanwezigheid, gedrag of prestaties kan waarnemen. Zonder instemming mag zo'n systeem niet in gebruik worden genomen, ongeacht hoe ver de implementatie is.
Deze gids legt uit welke AI-toepassingen onder welk WOR-artikel vallen, wat er gebeurt als je de OR overslaat, en hoe je het traject zo inricht dat instemming geen vertraging oplevert. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
Wanneer heeft de OR instemmingsrecht bij AI?
De WOR verplicht organisaties met vijftig of meer medewerkers om een ondernemingsraad in te stellen. Precies in die groep spelen de meeste AI-implementaties, en twee onderdelen van artikel 27 zijn daarbij vrijwel altijd relevant.
| Grondslag | Waar het over gaat | Typische AI-toepassing |
|---|---|---|
| Artikel 27 lid 1 sub k | regelingen over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers | AI die personeelsdossiers, sollicitaties of e-mail van medewerkers verwerkt |
| Artikel 27 lid 1 sub l | voorzieningen gericht op of geschikt voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties | AI die productiviteit meet, gesprekken analyseert of werk beoordeelt |
| Artikel 25 lid 1 | belangrijke organisatorische of technologische wijzigingen | bedrijfsbrede uitrol van AI die functies of processen verandert |
Let vooral op de formulering "geschikt voor" in onderdeel l. Er hoeft geen intentie tot controle te bestaan. Een systeem dat gespreksopnames van de klantenservice samenvat, is technisch geschikt om prestaties van medewerkers te beoordelen, ook als dat niet je bedoeling is. Die geschiktheid is voldoende om het instemmingsrecht te laten ontstaan.
Dat maakt de reikwijdte breder dan de meeste projectleiders inschatten. Een AI-assistent op de interne kennisbank die logt wie wat zoekt, een planningssysteem dat individuele doorlooptijden bijhoudt, of een tool die tickets scoort: alle drie raken deze grondslagen.
Wat is het verschil tussen adviesrecht en instemmingsrecht?
De twee worden vaak door elkaar gebruikt, maar het verschil bepaalt je speelruimte.
Bij adviesrecht (artikel 25) moet je de OR om advies vragen voordat je besluit, en dat advies serieus wegen. Wijk je ervan af, dan moet je dat motiveren en een maand wachten voordat je uitvoert, zodat de OR eventueel naar de Ondernemingskamer kan. Je mag uiteindelijk zelf beslissen.
Bij instemmingsrecht (artikel 27) ligt dat anders: zonder instemming is er geen besluit dat je mag uitvoeren. Weigert de OR, dan kun je de kantonrechter om vervangende toestemming vragen, maar tot die uitspraak ligt de invoering stil.
Voor AI-projecten betekent dit dat de vraag "welk recht is van toepassing" aan het begin van het traject thuishoort, niet aan het eind. Verwerkt het systeem persoonsgegevens van medewerkers of kan het hun werk beoordelen, ga dan uit van instemmingsrecht.
[ TIJDWINST ]
Bespaar 20 uur per week op het opnieuw doorlopen van een AI-implementatie die zonder instemming is uitgerold
Wat gebeurt er als je de OR overslaat?
De sanctie is directer dan bij de meeste andere regelgeving. Een besluit dat instemming vereist maar niet heeft gekregen, kan door de OR nietig worden verklaard. Het besluit heeft dan geen rechtsgevolg: je mag het systeem niet gebruiken, en de OR kan naleving via de rechter afdwingen.
Praktisch levert dat drie problemen op die allemaal geld kosten. Je uitrol staat stil terwijl licenties doorlopen. Je onderhandelingspositie richting de OR is verslechterd, omdat je iets moet repareren in plaats van iets voorstelt. En de vertrouwensschade werkt door in het volgende project, waar je dezelfde raad opnieuw nodig hebt.
Daar komt bij dat de verwerking van personeelsgegevens ook onder de AVG valt, met eigen eisen aan grondslag, proportionaliteit en informatieplicht. De OR-route en de privacyroute lopen parallel en vervangen elkaar niet.
Wat verandert de AI Act hieraan?
De AI Act voegt een aparte informatieplicht toe. Werkgevers die een hoog-risico AI-systeem op de werkvloer inzetten, moeten de vertegenwoordigers van werknemers en de betrokken medewerkers vooraf informeren dat zij aan het gebruik van dat systeem worden onderworpen.
Twee kanttekeningen zijn belangrijk. Ten eerste is dit een informatieplicht en geen instemmingsrecht: de AI Act vervangt de WOR niet, maar komt erbij. Ten tweede zijn de verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken van hoog-risico systemen uit Annex III met de Digital Omnibus verschoven naar 2 december 2027.
Dat uitstel geldt dus alleen voor het Europese deel. De WOR-verplichtingen gelden nu, zonder overgangstermijn, en die zijn voor de meeste Nederlandse AI-implementaties het bindende kader. Wie wacht tot december 2027, wacht op de verkeerde wet. Voor het volledige regelgevingsplaatje verwijzen we naar onze pijler over AI-wetgeving in Nederland en de EU AI Act.
De AI Act stelt daarnaast eisen aan de kennis van medewerkers die met AI-systemen werken. Onze uitleg over de verplichting tot AI-geletterdheid beschrijft wat daar concreet onder valt.
Hoe pak je een AI-traject met de OR aan?
Betrek de OR vroeg en je verliest zelden tijd. Betrek je hem laat, dan kost het altijd tijd. Vijf stappen werken in de praktijk.
- Bepaal in de ontwerpfase welk recht geldt. Verwerkt het systeem personeelsgegevens, of kan het werk beoordelen? Leg de conclusie schriftelijk vast, inclusief de motivering.
- Breng de OR informeel op de hoogte voordat er een formeel verzoek ligt. Een raad die het probleem begrijpt voordat hij een oplossing moet beoordelen, stelt betere vragen en beslist sneller.
- Lever een concreet voorstel aan, geen intentie. Welke gegevens, welk doel, welke bewaartermijn, wie heeft toegang, wat wordt er níet gemeten, en hoe controleert de OR dat.
- Leg de grenzen vast in een regeling, niet in een toelichting. Bijvoorbeeld: geen individuele prestatiescores, geen gebruik voor beoordelingsgesprekken, geen koppeling aan het personeelssysteem.
- Spreek een evaluatiemoment af. Instemming voor onbepaalde tijd is moeilijker te krijgen dan instemming met evaluatie na zes maanden.
Punt vier is waar de meeste trajecten winst pakken. De weerstand richt zich zelden op AI zelf, maar op de vrees dat gegevens later voor iets anders worden gebruikt. Wie die grens hard vastlegt, haalt de scherpte uit de discussie. Dezelfde logica geldt bij ongecontroleerd gebruik van AI-tools door medewerkers; onze gids over een beleid tegen shadow AI beschrijft die kant.
Welke toepassingen vallen er meestal wel en niet onder?
Een ruwe indeling helpt bij het inschatten van je eigen portefeuille.
Vrijwel altijd instemmingsplichtig: AI in werving en selectie, prestatiemonitoring, analyse van klantgesprekken van medewerkers, roosterplanning op individueel niveau, en elk systeem dat e-mail of chatberichten van medewerkers verwerkt. Voor de wervingskant gelden bovendien aanvullende regels; zie onze uitleg over AI in recruitment.
Meestal niet instemmingsplichtig: AI die uitsluitend klantdata verwerkt zonder herleidbaarheid naar medewerkers, documentclassificatie zonder gebruikersregistratie, voorraadvoorspelling, en generieke tekstgeneratie zonder opslag van wie wat invoert.
Grensgevallen: een AI-assistent op de interne kennisbank die zoekgedrag logt, en automatisering die doorlooptijden per stap meet. Hier hangt het af van de inrichting: wat je niet logt, kan ook niet gebruikt worden om te beoordelen. Vaak is een technische keuze goedkoper dan een juridische discussie. Hoe je medewerkers meeneemt in het gebruik zelf, staat in onze gids over medewerkers trainen in AI-tools.
Conclusie: regel de OR in de ontwerpfase
Instemmingsrecht is geen obstakel maar een ontwerpvraag. Wie in week één bepaalt welke gegevens het systeem nodig heeft en welke het uitdrukkelijk niet verzamelt, legt een voorstel voor dat de OR kan beoordelen zonder het te hoeven blokkeren.
Wie die vraag overslaat, ontdekt haar bij oplevering, en betaalt dan met vertraging en vertrouwen. Wij nemen bij AI-advies de vraag naar personeelsgegevens standaard mee in het ontwerp, omdat een systeem dat minder over medewerkers vastlegt vaak net zo goed werkt en veel eenvoudiger is in te voeren.